Administrativa system har en förment rationalitet i sig. Som jag tidigare skrivit existerar den här rationaliteten endast på ytan – givetvis finns värderingar och människosyn bakom de där tekniska administrativa 1/0- systemen där vi knappar in uppgifter. De underliggande värderingarna är inte nödvändigtvis de vi behöver för att skapa det arbetsliv vi vill ha framåt.
Det finns t om något förförande med att mata in uppgifter i datorer. Nån slags känsla av att man via inmatning av siffror och klickandet i rutor gjort ”rätt” – funnit svar på frågor som annars skapar osäkerhet. Att man ”vet” något i en trasslig verklighet som ofta är outgrundlig och svåröverblickbar. Med inknappande i system skapas en känsla av kontroll – att man handlat rätt i situationer där så mycket kan kännas oklart. Organisationer avskyr ju osäkerhet – det är inte konstigt att den här lockelsen är stor.
Men jag skulle nog säga att de administrativa systemen är lite av en mytologisk siren. Sirener är lockande illusioner – varelser med kvinnohuvud och fågelkropp som med förförisk och oemotståndlig sång får sjömän att styra sina båtar mot undergång:)
Jag tycker sabotagen mot IT-system i kommuner är intressanta och skulle önska att någon forskare tog sig an att beforska dem. Jag är nyfiken på hur medarbetare och chefer har upplevt dem. Det skulle inte förvåna mig om man faktiskt insåg att man klarade sig utan tekniken och kontrollen på många sätt. Att medarbetare alldeles utmärkt klarade att navigera sina uppdrag ändå. Dessutom kanske insåg att mer tid och större möjlighet fanns att göra det som behövs och gör skillnad på riktigt. Självklart förstår jag att viss dokumentation är viktig och behövs (t ex medicinering på ett äldreboende) men mycket annat kanske egentligen inte tillför verksamhetsnytta.
Det som inte tillför nytta – är det värt att lägga tid och energi på? Självklart inte. Den kritiska kompetensen framåt i all verksamhet – för både ledning, chefer och medarbetare – skulle jag säga är urskillningsförmåga. Att kunna sortera viktigt från oviktigt. Att kunna mejsla ut de verksamhetskritiska variablerna ur det ständiga ”brus” som (mer eller mindre avsiktligt) tenderar att kidnappa vårt fokus.
Jag skulle nog säga att vi har tillåtit alldeles för mycket suboptimeringar i våra offentliga verksamheter. Vi lägger för mycket tid och fokus på sådant som på sikt inte tillför. Jag tror (och hoppas:) därför att sabotagen när en kommuns administrativa system kraschar leder till insikter om det som är verksamhetskritiskt – dvs att de äldre får sin dagliga tillsyn av hemtjänsten, barnen får sin skolmat etc. När detta funkar trots att de administrativa systemen kraschat – då har man i bästa fall hittat något som går att spara in på som inte försämrar kvalitet i verksamheten.
Till dig som är chef skulle jag vilja uppmuntra till levande dialog bland medarbetarna varför olika system, listor och uppgifter matas in i tekniska system. Vad ligger bakom? Vilken nytta tillför uppgifterna?
Bolla de här frågorna uppåt till staber/styrfunktioner och begär svar. Be om beskrivningar från ekonomi/HR/IT/kvalitet/kommunikationsstaber kring hur de insamlade uppgifterna används? På vilket sätt har de bidragit till förenklingar och förbättringar? Vilken nytta tillför de? Hur viktiga är de jämfört med annat som samtidigt blir nedprioriterat?
Möjligen är det så att risken med bristande dokumentation är mindre än risken med personalnedskärningar? Kanske är fler trygga, inkännande och kloka medarbetare på plats i verksamheten viktigare än de kostsamma avancerade administrativa systemen? Jag tror vi alla vet svaret på den frågan. Jag tror dessutom att även klok AI skulle förorda tänkande självgående medarbetare i stället för administrativa system;)
Illusionen av kontroll och trygghet vi skapat genom tekniska system visar sig vara just en illusion. Kejsaren är naken. Och – som alltid – visar det sig att det är vi människor som gör skillnad. Våra kloka bedömningar och beslut nu kommer forma vårt arbetsliv och liv framåt. Vill vi göra saker rätt eller göra rätt saker? Vill vi styras av tekniken eller kommer vi välja bort den teknik som inte skapar tillräcklig nytta? Jag tror vi alla vet egentligen.
Du kan det här, jag lovar. Vi har det alla inom oss.
Med värme,
Mona