Hej alla managementbyråkrater – jag har ett uppdrag till er!

Jag har just nu det stora nöjet att vara programledare för en chefskurs på Uppsala universitet (för kommunala chefer). Där har jag lärt mig ett statsvetenskapligt begrepp. Managementbyråkrater. Det är så de kallas, den grupp av makthavare som växt sig så starka i vårt kontrollsamhälle de senaste 15-20 åren.

Dit räknas de centrala stöd/ stabsfunktioner som så ofta rör sig i det strategiska skiktet i organisationen och matar ut policies, regler och styrmodeller kring ekonomi, IT, HR, kommunikation. De som tänker ut listiga system, begrepp, processer och modeller som ibland tenderar att bli viktigare än verksamhetens egna behov. Managementbyråkraterna har växt både i omfång och makt i den New Public Management-flod som sköljt över oss senaste decenniet. 

Min kollega Kjell Lindström har ju i många år föreläst om ”det organisatoriska landskapet” – det landskap av simultana organisationsformer som utgör realiteten för komplexa verksamheter. Jag tror, utan att överdriva, att managementbyråkraterna är ansvariga för en stor del av dem. Men hur ska vi förstå den oerhörda påverkansfaktor de blivit? 

Svaret ligger nog i att alla organisationer/ ordnade system eftersträvar kontroll – en organisation avskyr nämligen osäkerhet. Oförutsedda händelser liksom kräver att inordnas i system, processer och rutiner för att kunna hanteras. Det ligger lite i organiseringens natur. Så gör vi även hemma-  vi strävar efter att skapa ordning i den röra som skapas i t ex en småbarnsfamilj – ett antal intensiva strömmar av kläder, skor, mat, återvinning, leksaker mm. Har vi inte tillräcklig organisering så skapas snabbt kaos. 

En fråga att fundera över nu när vi har de här managementbyråkraterna som är utsedda att kontrollera, övervaka och rutinisera allt – har osäkerheten minskat? Har vår strävan att minska osäkerhet genom kontroll av varje detalj lett till det vi ville – minskad osäkerhet? 

Svaret måste nog bli nej. 

Det finns en variabel vi valt att bortse från: den begränsade tid vi människor har. Tiden som behöver ägnas åt att leda- att sortera viktigt från oviktigt. Den begränsade tid vi har borde ägnas åt kloka helhetsbedömningar av chefer, medarbetare och en ledning som förstår att prioritera det viktiga i kråksången – en välfungerande verksamhet. Den tiden har vi mer lagt på detaljer i stället för helheten. Det är som att vi, översatt till privatlivet, ägnat för många timmar åt en hypersuperperfektdetalj-kontroll av återvinningen under köksbänken, skohyllan etc och i vår iver att ordna upp saker glömt bort det centrala- att familjen mår bra.

Åter till kursen jag leder i statskunskap på Uppsala universitet. Där fick vi till livs ett talande exempel om en dansk prisbelönt chef som systematiskt skickade in felaktiga redovisningar (som hon kopierat av en chefskollega:) till managementbyråkraterna. De var nöjda med sina redovisningar – och hon fick i stället tid att leda verksamheterna (ett antal äldreboenden om jag minns rätt). Sorgligt-  men förhoppningsvis ledde hennes frispråkighet om varför hon lyckades så bra till välbehövlig förändring. 

Vi människor är kapabla att hantera väldigt komplexa situationer. Min erfarenhet är att vi har väldigt duktiga och välutbildade chefer i svenskt arbetsliv. Men vi behöver ge våra duktiga chefer – och medarbetare-  tid och mandat att leda och prioritera i sin vardag. 

Vi måste våga välja lägga vår arbetstid på helheten i stället för detaljerna. Vi måste förstå att den enda osäkerhet vi lyckas hantera i nuläget är managementbyråkraternas – inte organisationen som helhet. Vi behöver se att helheten och människorna är det som gör skillnad- på riktigt. Vi leder inte våra organisationer genom kontroll av detaljerna – vi leder genom att ge utrymme till mod, ledarskap och kreativitet i den stora postpandemiska omställning vi står i. 

Jag skulle vilja ge alla managementbyråkrater ett uppdrag närmaste åren – och ja, den gruppen innehåller också en massa kompetenta, välvilliga chefer och medarbetare som vill ha ett viktigt och meningsfullt jobb. 

Lägg er tid och klokskap på att utnyttja AIs nya möjligheter att samordna och sortera information. Lyft nu undan chefers kontrolluppdrag, uppföljningar, leveranser och inmatningar i alla icke-synkade administrativa system. Våga också välja bort kontroll- bara för att något går att kontrollera betyder det inte att vi ska. Och det här ska ni göra i samverkan – det är dags att samordna er  – ALLA managementbyråkrater (HR;IT;Ekonomi;Kommunikation osv) tillsammans. Ni är alla gemensamt till för att stödja verksamheten. 

Sätt er tillsammans och slå era kloka huvuden ihop om hur vi styr om skutan i komplexa verksamheter-  från att kontrollera detaljer till att skapa förutsättning för kreativt helhetsfokus för våra chefer och medarbetare. Kan ni bestämma er för en nollvision av att belasta linjecheferna?

Med den kreativa skaparkraft som vi människor har kan vi lösa de komplexa problem vi nu ställs inför – men vi måste ge oss tid och utrymme till det. 

Det är vi själva som måste ändra organiseringen av våra komplexa system – det sker inte automatiskt. Vi kan det här –  vi har det vi behöver. Inget är så kraftfullt som människor som tillsammans vill skapa något nytt.

Du kan det här, jag lovar. Vi har det alla inom oss.  

Med värme, Mona